另外，在运输过程中通常会有一些意外情况发生。按照一般展览会的惯例，参展的货物通常是开幕前两天运到，但经常会有例外情况。

北京经常会有一些政治会议、外事活动。在这个时期，往往会有交通管制。而参展商对此情况通常不了解，但展览运输商对此经验会更丰富。因此，参展商一定要与运输商紧密联系，按运输商的要求办理相关手续。比如进京卡车需要各种证件、文件等。为了应对这种情况，一些集装箱夜里进京，但是展览中心无人上班，无法卸货，而且晚上操作的危险性比较大。如果参展商有特殊情况需要夜里加班，要与运输方沟通好，由运输方负责与展览中心和搬运方协调，但是夜里加班费用应该由参展商支付。

进馆：迅速有序搬进场

在整个运输环节中，进馆是最紧张的环节。很多运输商的项目经理都形容，进馆就像是在打仗。

运输代理搬运货物，但一些展览会很多参展商的展品却是自己运进展馆的。

留心游击队式的搬运工

目前，很多展览馆管理不善，展览馆里常常有一些游击队式的搬运工。他们看见展商进来就蜂拥而上，以极低的价格承揽搬运业务。他们的价格虽然很低，但是服务的安全性没有保证。组展商与指定的展览运输商都合同在先，如果在搬运中出现展品或人员的损伤，参展商可以找组展商要求一个合理的解决方式。

游击队式的搬运工在搬运过程中发生货物损坏时，通常的办法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬运工，因此在搬运过程中，常常会有盗窃展品的事件发生。游击队式的搬运工虽然价格便宜，但是展商图便宜发生展品损伤的问题是没有办法解决的。

为节省时间，进馆要听从展览运输商的安排

由于展览会展前准备时间非常短，因此，展品进馆时间就更显紧张。所有展商都希望自己第一个进馆、第一个出馆，但这是不现实的。在一些大型机械展中往往有这样的事情发生，某个展商的展品很大，其第一个进馆并挡在展馆中间，之后谁的展品也进不去。为了尽量节约进馆时间，参展商应该听展览运输商的安排，由展览运输商凭经验统筹安排，通过这种方式尽可能地争取时间。

一些特殊展览，如纺织机械展需要有测试的时间。有的大机器测试需要很长时间，而竞争对手又与自己在展会上同台竞争，这就考验一个公司在整个流程中的现场协调和操作能力。

展后：还要沟通运输商

目前，国际、国内同题材的展览会很多，很多企业经常会希望在一个展览会后再去参加另外一地的展览会。这在运输上，也要注意一些问题。

进口展品事先要与运输代理沟通

如果是进口展品，就要事先与运输代理沟通，因为海关监管的产品，报关手续比较繁琐。参展商再到另一地参展需要转关，比如参展商在北京参加展会后又要把展品发到上海去参加另外一个展会，应该首先了解这个展会是不是海关监管备案的展览会。如果有备案，又时间允许，则可以由北京转关到上海。

两边海关有时候可能会因某个细节有不同意见，因此，转关文件在办理时需要一定的时间。在这种情况下，如果两个展览会日期非常相近，一定要提前向运输代理了解可否转关，如果能转，在此次展会期间就要提前做好准备。如果不能转，最好准备其他的展品参加另一个展览。

如果两个展览会不在同一国，除了考虑海关转关时间的因素外，还要考虑运输的问题。比如参加完北京的展览会再参加新加坡的展会，如果时间很接近，最好不要将展品转关。很多人认为，如果海关没问题，北京和新加坡的展览会时间很近也能参展，其实并非如此。每年某些季节是航空公司空运的旺季，有时候空港运输太紧，航空公司不接受订舱，这样会使展品无法及时运抵目的地。

因此，对于展后想用同一批展品参加另外的展会的参展商，尤其是海关监管下的展览品，一定要与运输代理紧密联系沟通，并听取他们的意见。

到国外参展要慎重挑选代理商